Exigences du client
Il y a 6 employés :
Sam : secrétaire
Hilde : support
Jos : support
Kim : marketing
Alain : marketing
Fred : marketing
Le bureau est ouvert du lundi au vendredi de 09h00 à 12h30 et de 13h30 à 18h00.
Pendant les heures de bureau, les appelants doivent recevoir un message de bienvenue :
« Bienvenue dans Office, pour notre secrétaire, appuyez sur 1, pour l’assistance, appuyez sur 2 et pour le marketing, appuyez sur 3 »
En appuyant sur le 1, appelez la secrétaire. Si aucune réponse dans les 20 secondes, redirigez l’appel vers le groupe de support.
Lorsque vous appuyez sur 2, faites sonner tous les membres du groupe de support simultanément.
Lorsque vous appuyez sur 3, faites sonner tous les membres du groupe marketing simultanément. Si aucune réponse dans les 20 secondes, redirigez l’appel vers le groupe de support.
Lorsque le bureau est fermé, l’appelant doit recevoir le message :
« Nous sommes actuellement fermés. Notre bureau est ouvert du lundi au vendredi de 09h00 à 12h30 et de 13h30 à 18h00. Veuillez laisser un message et nous vous rappellerons pendant les heures de bureau. »
Ces messages vocaux doivent être envoyés à l’adresse e-mail de Sam : sam@office.com
Configuration
Ajouter ou transférer des numéros de téléphone
Pour recevoir des appels, vous avez besoin d’un numéro de téléphone. Voir, ajouter ou transférer des numéros de téléphone.
Créer un compte SIP pour chaque employé
Ajoutez 5 comptes SIP supplémentaires. Voir, ajouter des comptes SIP.
Créer une file d’attente d’appels pour chaque groupe d’employés
Ajoutez 3 files d’attente d’appels. Voir, ajouter des files d’attente d’appels.
Fichiers son
Enregistrez et ajoutez vos fichiers son.
Ajout des routes pour l’IVR
Avant de créer l’IVR, vous devez créer les 3 routes pour les options de menu.
Créer le SVI
Choisissez le fichier son Welcome et sélectionnez l’itinéraire pour chaque option de menu :
Ajout des itinéraires principaux
Vous devez maintenant ajouter des itinéraires qui traiteront les appels pendant et en dehors des heures de bureau :
Configuration des heures d’ouverture
Définissez les heures d’ouverture pour le lundi comme indiqué et faites de même pour les autres jours ouvrables.
Plus d’informations sur les heures d’ouverture.
Pour les jours non ouvrés définis comme suit:
N’oubliez pas de choisir le numéro principal (+323123456789) avant d’appuyer sur SAVE.
Activer la messagerie vocale pour envoyer un e-mail
Définissez les paramètres de messagerie vocale pour le compte SIP de Sam :
Plus d’informations sur la configuration des options de compte SIP.
Prêt à accepter les appels selon les besoins.